課程背景

在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難 “想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值；想自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓練，行政管理工作的認知水平，掌握行政管理工的各項能力的方法和技巧。

課程目標

1. 明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；

2. 學會編寫自己的崗位說明；

3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識；

4. 學會奠定非領導的“領導”地位；

5. 運用流程化管理技能行政管理工作水平；

6. 有效利用時間管理的工具，自身工作效率；

7. 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用；

8. 的商務公文寫作技巧，駕馭文字的能力；

9. 學習掌握會議的組織策劃和主持會議技巧；

10.了解商務接待活動中各項禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象。

課程對象

企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等。

課程大綱

部分  職業(yè)素養(yǎng)篇

一、秘書／行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1. 秘書／助理人員的自我角色定位

① 初級秘書／助理：事務性文員

② 中級秘書／助理：事務性文員＋協(xié)助管理

③ 秘書／助理：獨立管理＋事務處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2. 秘書／助理人員的勝任素質(zhì)

① 如何秘書／助理人員的素質(zhì)

② 秘書與一般秘書的差異

★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的路是怎么走的。

二、秘書／助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2. 為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？

① 分析自我，確立人生的方向

② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人

③ 看到秘書／助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙

3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟

① 掌握SWOT分析工具進行自我分析

② 運用“5W提問”法進行自我分析

◎ What I am? 我是什么樣的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是適合我？

◎ What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進：“我的命運我把握，我的前途我做主。”

★ 運用SWOT分析工具認識自我

三、秘書／助理商務禮儀規(guī)范

1. 塑造良好的個人職場形象

① 著裝的TOP原則

② “拒絕”著裝敗筆??著裝誤區(qū)

③ 恰當?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2. 基本商務禮儀

辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧

★ 現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

4. 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

★ 現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧

1. 時間管理的誤區(qū)

2. 時間管理的原則

① 目標管理與80/20法則

② 緩急輕重的管理

③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

5. 上級的時間管理與安排

6. 自我情緒控制與壓力管理

7. 上司出差日程管理與工作計劃

★ 小組討論：“你的工作是怎么安排的？”

我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時，1440分鐘，。人??倒計時，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

二、會務組織與管理

1. 組織會議的技巧

2. 組織階段的工作：會前準備／會中協(xié)助／會后整理

3. 會議座次安排的學問

★ 練習：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會

★ 案例：如何應對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用

1. 信息收集

① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅

② 收集信息工作的三個訣竅

③ 信息的查實及傳遞

④ 信息的儲存與保密

2. 文檔管理

① 文檔分類及儲存的工作規(guī)范

② 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

③ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范

★ 案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務

1. 行政公文寫作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例

① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告

② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要

③ 禮儀文書：請柬／介紹信／信

★ 案例分享：請示／報告混為一體

★ 撰寫初稿練習：通知／報告／總結三種具體文體的大綱如何寫

第三部分  統(tǒng)籌管理篇

一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

1. 溝通的秘訣

① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話

② 怎樣反問：了解對方的需求

③ 如何肯定：肯定對方??微笑、點頭、是是是

④ 表明立場：拒絕的藝術

⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案

★ 案例：如果是你該怎么說？??為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

2. 有效溝通過程及環(huán)節(jié)

① 信息發(fā)送、接收、反饋

② 有效發(fā)送的技巧

★ 現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3. 認識你的溝通對象

① 與上級溝通的原則

② 與各種性格的領導打交道技巧

③ 跨部門的溝通技巧

★ 游戲：究竟是誰的錯？

二、行政管理人員辦公室事務管理

1. 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

2. 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）

3. 員工安全和保密工作

4. 公共關系管理

★ 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末

★ 案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？

三、事物性項目性工作的組織管理

1. 事務工作有哪些

2. 學會列事務清單

3. 用項目計劃管理工作

★ 沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施

四、課程分享：我學到了什么？

講師介紹

張老師先后擔任多家大型外企人力資源部經(jīng)理，具有豐富的人力資源領域工作經(jīng)驗。張老師擅長企業(yè)文化建設、有效的招聘與、培訓規(guī)劃與實施、薪酬規(guī)劃、目標管理與績效考核、如何成為一名的人力資源主管、非人力資源經(jīng)理的人力資源管理課程等。

授課特點：扎實的理論基礎；豐富的教學培訓經(jīng)驗；獨特的演講風格；形象生動的案例討論；再加實用的課程內(nèi)容，使許多學員收益非淺。

服務過的企業(yè)：蘇州寶德強、蘇州同亨科技、蘇州顯輝、昆山好孩子、和艦科技、索尼、愛普生、雅馬哈電子、吉田建材、耐普羅中國、華映視訊、金德精密、三星電子、飛創(chuàng)電訊、福田金屬、國巨電子、威卡自動化、強茂電子、明基電通、森隆置業(yè)、泰科電子、大同電子、蘇州天華超靜有限公司、蘇州點設計有限公司、蘇州同昌貿(mào)易有限公司、張家港東洋貿(mào)易有限公司、蘇州騰發(fā)鋼結構有限公司、鎮(zhèn)江丹陽森林集團。

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